Richtig Rechnungen schreiben

Rechnungen schreiben gehört eindeutig zu den angenehmen Tätigkeiten der Selbstständigkeit. Abschicken, warten und ein paar Tage später freut sich das Konto über einen kleinen Zuwachs.

Während du in der grafischen Darstellungsform nur durch deine Kreativität eingeschränkt bist, gibt es gesetzliche Vorgaben welche Informationen eine ordentliche Rechnung beinhalten muss. Fehlt etwas, ist sie ungültig und der Kunde muss sie bis auf weiteres nicht akzeptieren.

Für kleine Beträge unter 150 Euro Gesamtsumme (inkl. MwSt.) reichen

  • Dein vollständiger Name und Adresse
  • Das Rechnungsdatum (entspricht dem Datum der Ausstellung)
  • Anzahl und Art der einzelnen Waren und Dienstleistungen
  • Die Bruttosumme inklusive verwendetem Mehrwertsteuersatz (19% oder 7%)

Als Beispiel kannst du dir Rechnungen aus dem Supermarkt oder der Tankstelle anschauen.

Für alle größeren Summen über 150 Euro Brutto gibt es zusätzliche Angaben

  • Name und Adresse des Kunden
  • Eine einmalige Rechnungsnummer
  • Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Lieferzeitpunkt der Waren und Dienstleistung falls sich dieser vom Rechnungsdatum unterscheidet
  • Nettobeträge der einzelnen Posten

Rein freiwillig, aber dennoch sinnvoll sind Hinweise auf die

  • Fälligkeit und Zahlweise
  • Bankverbindung

Tipps und Hinweise

Rechnungsnummer

In vielen Artikel wird die Rechnungsnummer als nicht nur einmalig, sondern auch fortlaufend definiert. Damit hat die Oberfinanzdirektion Koblenz bereits 2008 aufgeräumt1 und seither ist jede beliebige Nummer auch mit Buchstaben möglich, solange sie nur einmal vergeben wird.

Deine erste Rechnung muss somit nicht zwingend mit der Nummer 1 beginnen, was dem Kunden deinen jungen Unternehmensstatus und Auftragslage offenbart, sondern kann beispielsweise mit 9219 starten. Durch die Kombination von Nummern- und Buchstabenkreisen wie dem Datum, lassen sich automatisch Rechnungsnummern erzeugen, die keine Rückschlüsse auf die Menge zulassen und dennoch immer unterschiedlich sind.

So erhält die erste Rechnung am 18.12.2017 die Nummer 20171218-1 und die nächste Rechnung ein paar Tage später 20171223-1.

Steuernummer

Die Steuernummer auf der Rechnung dient dem Kunden als Nachweis für ein angemeldetes Gewerbe und erleichtert dem Finanzamt Buchprüfungen und Rückschlüsse auf den Verkäufer. Leider können Dritte diese Nummer zusammen mit den Kontaktdaten missbrauchen, indem sie sensible Informationen beim Finanzamt telefonisch erfragen. Mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dies hingegen nicht möglich und du bist auf der sicheren Seite.

Rechnung per eMail

Wurden lange Zeit nur gedruckte oder elektronisch signierte Rechnungen anerkannt, ist der Versand per herkömmlicher eMail mittlerweile ebenfalls erlaubt. Damit dem Empfänger keine Leseschwierigkeiten entstehen, sollte die Rechnung als PDF angehängt werden. HTML-eMails oder gar Word- und Open Office Dokumente sind nervig und führen beim Kunden zu Unmut.

 

  1. OFD Koblenz, Verfügung vom 11.2.2008, Az. S 7280 A – St. 44 5)