Reisekosten

Als „Reisen“ betrachtet das deutsche Steuerrecht alle beruflich bedingten Ausflüge, die nicht zur regelmäßigen Arbeitstätte (z.B. dein eigenes Büro/Studio) führen. Als Tontechniker sind dies so ziemlich alle Tätigkeiten auf fremden Grundstücken wie Aufbau und Betreuung von Veranstaltungen, Recordings in Mietstudios oder Filmton am Set. Wie bei jeder längeren Abwesenheit von Zuhause, fallen dabei bis zu vier unterschiedliche Kosten an, die steuerlich berücksichtigt werden.

Fahrtkosten

Wer die Reise mit dem privaten Auto bestreitet, darf pro gefahrenen Kilometer 35 Cent als Betriebsausgabe geltend machen (Jahr 2022/23). Bei der Strecke Hamburg-München und zurück kommen so für 1552 km stattliche 543 Euro zusammen, die den Spritverbrauch und Verschleiß des Autos etwas kompensieren.

Good to know: 30 Cent pro Kilometer klingt zunächst nach einem ordentlichen Betrag, fast als ob man damit sogar Gewinn machen würde. Wenn wir alle Kosten und auch den Wertverlust betrachten, kostet laut ADAC aber selbst ein VW Polo über 31 Cent pro Kilometer.

Bist du sportlich und nimmst lieber das Fahrrad stehen dir 0,05 Euro pro Kilometer zu, beim Moped 8 Cent und für Motorräder und Roller über 50 ccm immerhin 13 Cent pro Kilometer.

Ist das Auto dein Firmenwagen, wird die Fahrt wie üblich über das Fahrtenbuch aufgezeichnet oder mit der 1% Regelung verrechnet. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Wert des Tickets.

Verpflegungskosten

Kommt der kleine Hunger, ist die Dose Ravioli auf dem Campingkocher eine mögliche Lösung, auf Dauer bleibt jedoch nur der Gang ins Restaurant. Diese teuere Angelegenheit wird durch den Verpflegungsmehraufwand, umgangssprachlich Spesen etwas gemildert.

Bleibst du mehr als 8 Stunden fern der Heimat, akzeptiert das Finanzamt 12 Euro als Betriebsausgabe, über 24 Stunden 24 Euro pro Kalendertag. Fährst du Montags um 18:00 Uhr los, und kommst am Mittwoch um 15:00 Uhr zurück, darfst du folglich 1×24 Euro und 1×12 Euro geltende machen.

Im Ausland gelten wiederum andere Pauschalen die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr aufs neue anpasst und veröffentlicht. Ein Tag in Spanien liegt bei 36 Euro, der Abstecher nach London bis zu 57 Euro und in Angola sogar bis 77 Euro. Auch hier wird wieder zwischen 8 und 24 Stunden Aufenthalt unterschieden.

Verpflegungskosten kannst du im übrigen immer von der Steuer absetzen, auch wenn du an diesen Tagen asketisch gehungert hast oder dein Auftraggeber kostenloses Catering anbietet.

Übernachtungskosten

Während Arbeitnehmer bei der Übernachtung Pauschalen erhalten, können wir Selbstständigen die vollen Kosten für die Unterkunft als Reisekosten absetzten. Rechnung oder Quittung auf den eigenen Namen ausstellen lassen und bei innerdeutschen Hotels dabei sogar die Vorsteuer sparen.

Knifflig wird’s nur, wenn im Zimmerpreis bereits das Frühstück oder anderes Essen inklusive ist. Da dieses bereits über den Verpflegungsmehraufwand abgegolten ist, sind die Rechnungsbeträge entsprechend zu kürzen. Beim Frühstück sind es 20% der Verpflegungspauschale, bei Halbpension 60% (20%+40%) und gibt es auch noch Abendessen 100%. Ein Übernachtung in Köln inklusive Frühstück für 134 Euro Netto darf somit nur mit 129,20 Euro berechnet werden.

Reisenebenkosten

Auf einer Dienstreise fallen natürlich noch so einige andere Kosten an, die als Betriebsausgaben gelten. Neben Maut- und Parkgebühren sind dies Telefongespräche, Versicherungen, Aufwendungen für beschädigte Betriebsmittel, Eintrittskarten oder den Mietwagen.

Hinweis

Die hier genannten Reisekosten betreffen nur die steuerliche Behandlung gegenüber dem Finanzamt und nicht mit dem Kunden. Stellt etwa der Auftraggeber eine Unterkunft, können natürlich keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Erhält du pro Tag 60 Euro Spesen oder gehst für 40 Euro lecker Essen, kannst du innerhalb Deutschlands dennoch nur maximal 24 Euro als Verpflegungspauschale angeben.

Alle Pauschalen und die generelle Abrechnung kann sich jährlich ändern, eventuell sind eine Zahlenbeispiele nicht aktuell.