Buchhaltung

Der einfachste Weg zur Umsatzsteuer-Voranmeldung gelingt über eine saubere und übersichtliche Buchhaltung. Diese kostet jeden Monat einige Stunden unbezahlte Büroarbeit, rentiert sich jedoch zehnfach wenn die nächste Steuererklärung oder Buchprüfung an die Haustüre klopft.

Einnahmen

Zunächst müssen wir all unsere Einnahmen sammeln. Als Dienstleister gibt es hier nur wenig spektakuläre Posten, primär die Zahlungen unsere Kunden. Sobald der Betrag aus den Rechnungen überwiesen ist, notieren wir diesen mit Datum, Rechungsnummer und ausgewiesener Mehrwertsteuer in eine Tabelle. Wer möchte kann sogar zwischen Nettobetrag und der reinen Mehrwertsteuer als Einnahme unterscheiden, da letzter später separat abgeführt werden muss.

Weitere Einnahmen sind beispielsweise Vorsteuerrückzahlung des Finanzamts, die private Nutzung von Betriebsmitteln wie PKW und Telefon oder Ausgleichszahlungen von Versicherungen.

Der Einnahmenverlauf
Der Einnahmenverlauf

Ausgaben

Die theoretisch erste Betriebsausgabe ist die Anmeldegebühr für dein Gewerbe. Die gezahlten 30 Euro werden am Jahresende zusammen mit den anderen Ausgaben gegen die Einnahmen gerechnet und verringern so die Steuerlast, dank gesunkenem Gewinn.

Neben offensichtlichen Ausgaben wie Anschaffungen von Hard- und Software, Büromöbeln, Telefon und Mietgebühren, Werkzeug, Reparaturen, Personalausgaben und laufende Kosten des Kraftfahrzeugs, fallen auch Fortbildungskosten, die an das Finanzamt bereits gezahlten Umsatzsteuerbeträge sowie Abschreibungen darunter.

Einnahmen ohne Ausgaben gibt es nicht ...
Einnahmen ohne Ausgaben gibt es nicht …

Advanced Buchhaltung

Um die einzelnen Vorauszahlungen und am Jahresende die Einnahme-Überschuss-Rechnung ordnungsgemäß zu bewerkstelligen, weisen wir den einzelnen Posten sogenannte Konten zu. Handy und Internet wandern in “Aufwendungen für Telekommunikation”, Tanken gehört zu “Laufende Betriebskosten PKW” und je nach Definition (zum Beispiel Datev SKR 04) lassen sich hunderte andere Kategorien finden. So sieht das Finanzamt nicht nur anonyme Zahlen, sondern weiß genau wofür die Einnahmen und Ausgaben gedacht sind.

Schön sortiert nach einzelnen Konten
Schön sortiert nach einzelnen Konten

Buchhaltungssoftware

Je besser dein Geschäft floriert, desto eher solltest du mit einer Buchhaltungssoftware liebäugeln. Ich selbst habe jahrelang mit Easy Cash & Tax gearbeitet, das als kostenlose Software selbst für nicht BWL Studenten schnell erlernbar ist und dank Plugins alles kann was der Selbstständige braucht.

Noch besser, jedoch deutlich komplizierter und meist teuer sind professionelle Programme wie Monkey Office, die nach gängigem DATEV-Standard arbeiten. Dies erleichtert den Datenaustausch mit dem Steuerberater, erlaubt Bilanzierungen und weitergehende betriebliche Auswertungen.

Buchhaltung in Monkey Office - einer professionellen Lösung
Buchhaltung in Monkey Office – einer professionellen Lösung

Aufbewahrungsfristen

Gemäß Handelsgesetzbuch müssen kaufmännische Dokumente für bis zu zehn Jahre archiviert werden. Dies betrifft Rechnungen, Lieferscheine, Inventarlisten, Jahresabschlüsse, … quasi einfach alles und am besten in analoger Papierform. Neben der digitalen Buchhaltung sind daher Aktenordner und Schuhkartons eine wichtige Investition um bei Bedarf die Nachweise zu bringen.