Es gibt vermutlich nur wenige Menschen, die sich mit Freude auf die buchhalterischen Bereiche einer Geschäftstätigkeit stürzen. Doch wer diese leider notwendige Aufgabe ordentlich und konsequent erledigt, spart sich viel Frust und gewinnt spätestens, wenn die nächste Steuererklärung oder Buchprüfung an die Haustüre klopft.
Einnahmen
Zunächst müssen wir all unsere Einnahmen sammeln und dokumentieren. Als reiner Dienstleister gibt es hier nur wenig spektakuläre Posten, primär die Zahlungen unsere Kunden. Sobald der Betrag aus den Rechnungen überwiesen ist, notieren wir diesen mit Datum, Rechnungsnummer und ausgewiesener Mehrwertsteuer in eine Tabelle. Wer möchte, unterscheidet direkt zwischen Nettobetrag und der reinen Umsatzsteuer als separate Einnahme, da letztere später einzeln abgeführt werden muss.
Weitere mögliche Einnahmen sind, neben dem Verkauf von Handelswaren, beispielsweise Vorsteuerrückzahlung des Finanzamts, die private Nutzung von Betriebsmitteln wie PKW und Telefon oder Ausgleichszahlungen von Versicherungen.
Beispiel für Einnahmen
| Datum | RNR | Beschreibung | Netto | UST | UST Betrag | Brutto |
| 14.01.2078 | 4296 | Vocal Recording | 382,75 | 19% | 72,72 | 455,44 |
| 16.01.2078 | 4297 | Vorlesungen Media University | 1.030,75 | 0% | 0,00 | 1.030,75 |
| 25.01.2078 | 4298 | Online Mastering | 100,00 | 19% | 19,00 | 119,00 |
| 30.07.2078 | Private PKW Nutzung | 25,21 | 19% | 4,79 | 30,00 | |
| 1.538,68 | 96,51 | 1635,19 |
Ausgaben
Die theoretisch erste Betriebsausgabe ist die Anmeldegebühr für dein Gewerbe. Die gezahlten 30 Euro werden am Jahresende zusammen mit den anderen Ausgaben gegen die Einnahmen gerechnet und verringern so die Steuerlast, dank gesunkenem Gewinn.
Neben offensichtlichen Ausgaben wie Anschaffungen von Hard- und Software, Büromöbeln, Telefon und Mietgebühren, Werkzeug, Reparaturen, Personalausgaben und laufende Kosten des Kraftfahrzeugs, fallen auch Fortbildungskosten, die an das Finanzamt bereits gezahlten Umsatzsteuerbeträge sowie Abschreibungen darunter.
Beispiel für Ausgaben
| Datum | Beleg | Beschreibung | Netto | VST | VST Betrag | Brutto |
| 01.01.2078 | Anmeldung Gewerbe | 30,00 | 0% | 0,00 | 30,00 | |
| 01.01.2078 | 214152 | Tanken KFZ | 73,29 | 19% | 13,93 | 87,22 |
| 01.01.2078 | 5122 | Buchhaltungssoftware | 38,08 | 19% | 7,23 | 45,31 |
| 01.01.2078 | 891311 | Telefonkosten | 26,22 | 19% | 4,95 | 31,20 |
| 01.01.2078 | Umsatzsteuer 02/78 | 43,37 | 0% | 0,00 | 43,37 | |
| 210,96 | 26,14 | 237,10 |
Kontenrahmen
Allen Posten können wir weiterhin einem Konto, eine Art Sammelcontainer, zuordnen. Handy und Internet wandern in das Konto „Aufwendungen für Telekommunikation“, Tanken gehört in „Laufende Betriebskosten PKW“ und je nach Definition (zum Beispiel Datev SKR 04) lassen sich hunderte andere Kategorien finden um alles ordentlich zu sortieren. Ziel des Spiels ist eine gute Übersichtlichkeit, gerade für das Finanzamt und mit der richtigen Buchhaltungssoftware, eine automatische Zuweisung für die Steuererklärung.
Buchhaltungssoftware
Apropos Buchhaltungssoftware. Je besser dein Geschäft floriert, desto eher solltest du mit einem dieser Tools liebäugeln. Ich selbst habe jahrelang mit Easy Cash & Tax gearbeitet, das als kostenlose Software selbst für nicht BWL Studenten schnell erlernbar ist und dank Plugins alles kann, was der Selbstständige braucht.
Noch besser, jedoch deutlich komplizierter und teuer sind professionelle Programme wie Monkey Office, die nach gängigem DATEV-Standard arbeiten. Dies erleichtert den Datenaustausch mit dem Steuerberater, erlaubt Bilanzierungen und weitergehende betriebliche Auswertungen.
Aufbewahrungsfristen
Alle Rechnungen, Lieferscheine, Inventarlisten, Jahresabschlüsse und alle anderen kaufmännischen Dokumente, müssen übrigens, gemäß Handelsgesetzbuch, für bis zu zu zehn Jahre archiviert werden. Neben der digitalen Buchhaltung sind daher Aktenordner und Schuhkartons eine wichtige Investition, um bei Bedarf die Nachweise zu bringen. Wie schon gesagt, eine ordentliche Buchhaltung ist das A und O.