Zeit sparen

Ach wie schön wäre es, könnte man Zeit so einfach wie Geld sparen und am besten mit Zinsen auf einem Konto anlegen. Dass dies leider nicht funktioniert, ist spätestens nach einer Lektüre von Michael Endes “Momo” klar, aber immerhin können wir unsere Zeit optimieren und vorausschauend Planen.

8 Minuten Planung

Geht es nach Deutschlands führenden Zeitmanagement-Experten Lothar SeiwertAussage der eigenen Homepage, lässt sich durch 8 Minuten schriftliche Planung 10% – 20% der eigentlichen Arbeitszeit “einsparen” – oder quasi pro Tag bis zu einer Stunde. Ob diese verlockende Aussage tatsächlich stimmt, wurde vermutlich nie wissenschaftlich überprüft, aber es leuchtet ein, dass ein systematisches Vorgehen effizienter ist, als eine wirre, ziellose Herangehensweise die von Lust und Zufall bestimmt wird.

    Etwas mehr Planungszeit verkürzt die eigentliche Durchführung
Etwas mehr Planungszeit verkürzt die eigentliche Durchführung

Persönliche Leistungskurve

Weitere Einsparungen erreichen wir durch die Verlagerung von schwierigen Aufgaben in Zeiträume von geistig und körperlichen Höhepunkten. Jeder Mensch besitzt einen anderen biologischen Tages-Rhythmus (Tag- oder Nachtmensch) und eine damit zusammenhängende persönliche Leistungskurve. Fühlen wir uns schlapp und müde am Morgen, ist es wenig sinnvoll hier unsere primären Aufgaben zu erledigen, sondern planen diese für den Mittag oder Abend ein. Beobachte dich selbst wann du am besten Arbeiten kannst.

Wenn du gerne esoterisch abschweifst, kann du zusätzlich noch deinen Biorhythmus berechnen und erfährt so an welchen Tagen im Jahr du besonders geistig, emotional oder körperlich Fit bist.

    Eher untypische Leistungskurve ... wobei für Medienmenschen ...
Eher untypische Leistungskurve … wobei für Medienmenschen …

Sägeblatt Effekt

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Zu guter letzt widmen wir uns noch dem Sägeblatt Effekt. Dies ist kein fantastisches Audio Plugin, sondern eine meist unvermeidliche Begleiterscheinung bei der Arbeit.

Gerade starten wir den Sequenzer und wollen das Projekt öffnen, da klingelt auch schon das Telefon. Die Aufmerksamkeit verschiebt sich von der Musik zum Gesprächspartner und anschließend wissen wir nicht mehr, wo wir gerade stehen geblieben sind. Nach kurzer Orientierung geht es weiter, bis uns der Nachrichtenton einer SMS aus den Gedanken reißt. Zwar lesen wir sie erst später, doch reicht diese kurze Ablenkung bereits aus, um unseren Arbeitsfortschritt zu verzögern. Und so folgt Arbeit auf Störung und Arbeit auf Störung …

Zeichnen wir diese Phasen in ein Zeit-Leistungs-Diagramm entsteht das Sägeblatt. Die Fläche dieser Kurve, als Maß der effektiven Leistung, lässt sich durch Integration berechnen und zeigt, dass die Störungen viel Zeit kosten. Würden wir mit 100% Leistung durcharbeiten, wären wir deutlich schneller fertig.

    Das Sägeblatt offenbart eine ineffiziente Zeitnutzung
Das Sägeblatt offenbart eine ineffiziente Zeitnutzung

Um ab sofort Störungen während der Arbeit zu vermeiden, bieten sich folgende Möglichkeiten an:

  • Erledige wichtige Aufgaben in einer “stillen Stunde”. Hier ist die Bürotür abgeschlossen, das Handy aus und das eMailprogram inaktiv.
  • Rufe deine eMails nur 3 mal am Tag ab, oder stelle den automatischen Abruf auf ein sehr langes Interval
  • Arbeite an einem Ort wo du nur wenig gestört wirst
  • Generell, es gibt kein Grund immer und überall erreichbar zu sein