Richtig Rechnungen schreiben

Rechnungen schreiben gehört eindeutig zu den angenehmen Tätigkeiten der Selbstständigkeit. Abschicken, warten und ein paar Tage später freut sich das Konto über einen kleinen Zuwachs.

Während du in der grafischen Darstellungsform nur durch deine Kreativität eingeschränkt bist, gibt es gesetzliche Vorgaben welche Informationen eine ordentliche Rechnung beinhalten muss. Fehlt etwas, ist sie ungültig und der Kunde muss sie bis auf weiteres nicht akzeptieren.

Kleinbeträge

Für kleine Beträge unter 150 Euro Gesamtsumme (inkl. MwSt.) reichen

  • Dein vollständiger Name und Adresse
  • Das Rechnungsdatum (entspricht dem Datum der Ausstellung)
  • Anzahl und Art der einzelnen Waren und Dienstleistungen
  • Die Bruttosumme inklusive verwendetem Mehrwertsteuersatz (19% oder 7%)

Als Beispiel kannst du dir Rechnungen aus dem Supermarkt oder der Tankstelle anschauen.

Normale Rechnungen

Für alle größeren Summen über 150 Euro Brutto gibt es zusätzliche Angaben

  • Name und Adresse des Kunden
  • Eine einmalige Rechnungsnummer
  • Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Lieferzeitpunkt der Waren und Dienstleistung falls sich dieser vom Rechnungsdatum unterscheidet
  • Nettobeträge der einzelnen Posten

Rein freiwillig, aber dennoch sinnvoll sind Hinweise auf die

  • Fälligkeit und Zahlweise
  • Bankverbindung

Tipps und Hinweise

Rechnungsnummer

Am Anfang ist es vielleicht etwas peinlich die erste Rechnung mit der Nummer 0001 für unseren ebenfalls ersten Kunde mit der Nummer 0001 auszustellen, doch das lässt sich umgehen. Seit 2008 ist als Rechnungsnummer jede beliebige Kombination aus Zahlen und Buchstaben möglich, solange sie nur einmal vergeben wird und eine logische Reihenfolge besitzt. Du könntest somit auch mit 0392 oder einer anderen beliebigen Zahl beginnen.

Besonders geschickt und durchaus auch sinnvoll sind Kombination von Nummern- und Buchstabenkreisen wie dem Datum. Diese lassen sich automatisch erzeugen, geben keinerlei Rückschlüsse auf die Anzahl der Rechnungen und sind dennoch immer unterschiedlich.

So erhält die erste Rechnung am 03.10.2018 die Nummer 20181003-1 und die nächste Rechnung ein paar Tage später 20181008-1.

Steuernummer

Die Steuernummer auf der Rechnung dient dem Kunden als Nachweis für ein angemeldetes Gewerbe und erleichtert dem Finanzamt Buchprüfungen und Rückschlüsse auf den Verkäufer. Leider können Dritte diese Nummer zusammen mit den Kontaktdaten missbrauchen, indem sie sensible Informationen beim Finanzamt telefonisch erfragen. Mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dies hingegen nicht möglich und du bist auf der sicheren Seite.

Rechnung per eMail

Wurden lange Zeit nur gedruckte oder elektronisch signierte Rechnungen anerkannt, ist der Versand per herkömmlicher eMail mittlerweile ebenfalls erlaubt. Damit dem Empfänger keine Leseschwierigkeiten entstehen, sollte die Rechnung als PDF angehängt werden. HTML-eMails oder gar Word- und Open Office Dokumente sind nervig und führen beim Kunden zu Unmut.

Stornorechnungen

Hat sich in eine Rechnung ein Fehler eingeschlichen und du hast das Dokument bereits an den Kunden versendet oder im eigenen System verbucht, kommen zur Korrektur sogenannte Storno- oder Korrekturrechnung ins Spiel. Diese entsprechen der ursprünglichen Rechnung, jedoch mit einem negativen Gesamtbetrag, so dass sich Original und Korrektur in der Summe gegenseitig aufheben. Anschließend kannst du eine neue, diesmal hoffentlich richtige Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen. Vermeide bei Stornorechnungen unbedingt den Begriff „Gutschrift“, da echte Gutschriften aus steuerrechtlicher Sicht eine andere Bedeutung besitzen.

Aufbewahrungsfrist

Nach aktueller Gesetzgebung müssen alle Rechnungen mindestens zehn Jahre lang archiviert und auf Verlangen vorgezeigt werden. Wer auf die klassische Ablage im Schuhkarton verzichtet und das papierlose Büro bevorzugt, sollte daher besser regelmäßig Sicherungskopien der digitalen Rechnungen erstellen, idealerweise auf mehrere unterschiedliche Datenträger. Dem Finanzamt zu erklären, dass wegen einem Festplattencrash alle Daten der letzten Jahre verschwunden sind, könnte ein äußerst unhübsches Ende nehmen.